¿Qué es ExcelFarma?

Es una iniciativa promovida por El Global, publicación del Grupo Editorial Contenidos e Información de Salud, con el apoyo de Fundamed. Su objetivo consiste en otorgar  a las farmacias un reconocimiento mediante unos sellos de Calidad/Excelencia en función de su actividad y capacidad en diversos ámbitos de la gestión farmacéutica.

Los sellos de Calidad / Excelencia que se conceden tienen como objetivo reconocer públicamente a aquellas oficinas de farmacia que ofrezcan a sus usuarios la mejor calidad y excelencia en la atención. Todo ello utilizando las mejores herramientas para la gestión de las diferentes categorías en la farmacia.
La concesión de los diferentes sellos de calidad y/o excelencia estará basada en una serie de indicadores a través de los cuales se obtendrá una puntuación, que se establecerá mediante un análisis multivariable de los datos recogidos en el cuestionario de autoevaluación a través de esta página web.

¿Cómo participar en la obtención del Sello de Calidad y Excelencia ExcelFarma?

Para informarse sobre los Sellos ExcelFarma entre en la sección Bases, en ella encontrara la información más relevante sobre las bases de participación, y qué hacer para poder participar.

  • 1. ¿Cómo registrarse en el programa?

    Todas las oficinas de farmacia que quieran participar en la obtención del Sello de Calidad en una o varias de las categorías, deberán rellenar la ficha de registro.
    Este registro es totalmente gratuito y no conlleva ningún compromiso por parte de la oficina de farmacia con el programa.
     Recibirá un e-mail a modo de acreditación de su registro, emitido por la  organización de ExcelFarma, para confirmarle el correcto registro en cada categoría.
    Una vez estén disponibles en la página web los cuestionarios, recibirá por e-mail  el código de acceso en cada categoría, para poder así responder al cuestionario de autoevaluación e implantar en la oficina de farmacia aquellos requisitos que deberá cumplir.

  • 2. ¿Cómo cumplimentar el cuestionario de calidad?

     Todas las oficinas de farmacia que participen deberán de cumplimentar un cuestionario por cada una de las categorías a las que se presenten. Este cuestionario y la documentación acreditativa que evidencie dichas respuestas serán los que se utilizarán para determinar el índice correspondiente a modo de autoevaluación. Al mismo tiempo se conseguirá un diagnóstico en la gestión de la misma que permitirá la identificación de áreas de mejora.

    ¿Qué se evalúa en el cuestionario?

    La concesión del Sello se realizará en función de la evaluación de tres ejes en la gestión para cada una de las categorías. La valoración de la calidad del servicio de atención farmacéutica y la gestión de los recursos, junto a la planificación de las técnicas de marketing y merchandisingempleadas, ayudará a las oficinas de farmacia a ser más  competitivas.

    El plazo de cumplimentación del cuestionario será de seis meses una vez comunicada la disponibilidad en la web del cuestionario para cada una de las categorías.
     Durante este tiempo recibirá en su oficina de farmacia un sello que demostrará que está en proceso de certificación y tendrá libre acceso al cuestionario para las categorías a las que se haya registrado con el fin de que pueda trabajar en el mismo sin entorpecer la atención farmacéutica.
    Para cualquier duda tiene a su disposición una persona de apoyo a través de info@excelfarma.es

    ¿Es necesario aportar información que respalde las respuestas?

    No es necesario enviar dicha información, aunque toda respuesta afirmativa debe estar siempre  documentada de forma explícita en la oficina de farmacia, aunque en algunos casos, se requerirá documentación adjunta en formato digital a la hora de cumplimentar el cuestionario de evaluación.
    La documentación señalada estará disponible y actualizada para una posible visita "in situ" antes de la concesión de los correspondientes sellos. Como por ejemplo:
    En áreas como formación se presentará los certificados de asistencia u hojas de firmas (en caso de formación interna, cuando proceda).
    En el caso de campañas institucionales se presentará el certificado de participación.
    En el caso de escaparates se deberán tener las fotos.
    En el caso de material de fidelización se presentarán fotos de la actividad.
    En el caso del Marketing de salida (aquel que se aplica con el fin de que el cliente adquiera no sólo los productos que buscaba, sino aquellos que no tenía previsto comprar) se deberá cumplir con las normas de “merchandising” fijadas previamente por el patrocinador y certificador en selección de la gama y espacio de exposición.

    ¿Cómo se considerarán las preguntas nulas (ausencia de contestación / contradicción...)?

    Las preguntas sin contestar supondrán una valoración negativa. Las preguntas cuya contestación requiera una respuesta previa afirmativa sólo se evaluarán en este caso. Los cuestionarios están diseñados para evitar posibles contradicciones.

  • 3. ¿Cómo será el proceso de análisis y valoración?

    Es un proceso totalmente ciego, se valorarán las respuestas a los cuestionarios, así como la documentación adjunta, y se obtendrá un rango final que determinará que oficinas de farmacia son susceptibles de recibir el Sello de Calidad para cada una de las categorías.
    No se establece una puntuación mínima para poder participar, aunque para la obtención del Sello sí es necesario cumplir con unos requisitos mínimos.

    Conforme a lo expuesto, se evaluará la gestión de las categorías en las oficinas de farmacia a partir de unos criterios objetivos, recogidos en los cuestionarios específicos según la categoría a la que se ha registrado.

    La Fundación Fundamed, junto con las entidades colaboradoras, asume de la Secretaría Técnica de los Sellos de Calidad / Excelencia ExcelFarma. Entre sus funciones se encuentra la gestión de la documentación facilitada por las oficinas de farmacia y el consiguiente análisis de la misma, garantizando en todo momento la confidencialidad en el tratamiento de dicha información. Además, supervisarán "in situ" que la información contenida en los cuestionarios es verídica, si en algún caso se estima necesario.

    ¿Cuáles son los requisitos mínimos para la obtención del Sello de Calidad ExcelFarma?

    El cuestionario es un modelo de gestión de máximos, es decir, que para conseguir el sello no  es necesario tener todos los ítems desarrollados. Esta idea permite que el cuestionario pueda ser utilizado como una herramienta de gestión a largo plazo, dado que el sello ExcelFarma tiene un carácter anual y debe ser renovado todos los años para conservarlo.

    Con el fin de establecer una secuencia de actuación y priorización, se han establecido unos ítems de cumplimiento obligatorio para la obtención del sello (señalados en el documento) y otros no obligatorios que marcan el recorrido de mejora en la organización y que deberán ser desarrollados en mayor medida en las renovaciones (la oficina de farmacia recibirá un informe con áreas a mejorar conforme los datos recogidos en el cuestionario, sirviendo de diagnóstico para la organización).
    En total, para la obtención del sello, la oficina de farmacia debería de cumplir, como mínimo, los 26 ó 28 ítems obligatorios y, al menos, 11 no obligatorios.

  • 4. ¿Cómo se comunicarán las valoraciones?

     La comunicación de las valoraciones finales se realizará en los tres meses siguientes al cierre de los cuestionarios de evaluación y se les comunicará a través de la organización  y de los patrocinadores de la categoría si los hubiera.
    Además del Sello propiamente dicho, la oficina de farmacia recibirá un informe detallando aquellas áreas que debe potenciar y aquellas otras que debería mejorar, partiendo de los resultados arrojados por el cuestionario de evaluación.

¿Cuál es la diferencia entre Sellos de Calidad y Sello de Excelencia?

Las oficinas de farmacia pueden obtener el Sello de Calidad para cada una de las categorías definidas, consiguiendo un diagnóstico en la gestión de la misma que permitirá la identificación de áreas de mejora. La concesión del Sello de Calidad en tres o más categorías dará lugar al reconocimiento de la Excelencia en la oficina de farmacia.

En el caso de Dermofarmacia, para que se otorgue  el Sello de Calidad, la oficina de farmacia debe cumplir los requisitos mínimos, en al menos cuatro subcategorías y en el caso de Infantil, en dos de las tres definidas.

¿Cuál es la vigencia del Sello de Calidad / Excelencia ExcelFarma?

El Sello de Calidad es de carácter anual, por lo que deberá ser renovado mediante la mejora de aquellas áreas detectadas en la evaluación como débiles y la promoción de las definidas como fuertes, garantizando así el avance continuo hacia la excelencia.